¿Por qué, en lugar de otros sistemas, debería utilizar un ERP para gestionar mi empresa?

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Es posible que al leer el título de esta entrada, pienses “yo, en mi negocio, ya funciono con Excels ¿por qué debo cambiar a una ERP?” Quizás llevas razón, no siempre se requiere de una ERP; esto depende de las necesidades de cada sociedad ¿lo hace la tuya?

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Por ejemplo, si soy un pequeño empresario, , es más que probable que un sistema ERP me suponga un sobrecoste más que un ahorro, debido por un lado al coste de licencia, y por otro al desaprovechamiento de la mayoría de sus funciones. En cambio, sistemas de facturación de bajo coste, que organizan mi contabilidad y mi contacto con clientes, proveedores o libros de registro, sí me ahorran mucho tiempo; recursos y dinero que finalmente se convierte en beneficios

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¿Entonces es inútil el gasto de una ERP?

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Ni mucho menos. En aquellas empresas con exigencias un poco más complejas, donde ya se debe diversificar y dividir por departamentos, las ERPs gestionan de manera increíblemente eficiente.

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Primeramente, la ERP, como solución integral de negocio, facilita no sólo la interoperabilidad entre oficinas, sino también la experiencia de usuario. Esto es gracias a que el empleado se debe acostumbrar a sólo una herramienta que, casi con seguridad, dispondrá de soporte técnico y formación previa.

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Otro punto importante a tener en cuenta es su integración con otras plataformas de uso habitual como Word, Excel (office), sistemas CRM de contacto con el cliente, o tiendas online. El intercambio de datos con estos softwares es de vital importancia, ya que cada uno de ellos se ajusta a las necesidades de ciertos departamentos, y su interconexión evita tanto la pérdida de documentos o tiempo, como duplicidades en las bases de datos.

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Un ejemplo bastante gráfico de esta ventaja es la creación de un albarán. El comercial, tras su visita al cliente, deberá dar el aviso de que éste se ha interesado, por tanto, de la creación de una oferta. Tras la aprobación y creación de la oferta, se repite el escrito de datos en su modificación a proforma, y en última instancia, se crea un nuevo documento albarán una vez efectuado el pago.

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En el uso de ERP con sistemas de gestión, el proceso se reduce y simplifica. El comercial, apuntada su oportunidad en el CRM, sólo deberá clicar para convertirla en oferta, y que ésta resulte operativa en la ERP. Este documento, tras ser aceptado por el cliente, se convertirá en proforma de manera análoga a la anterior, y la proforma en albarán cuando se reciba el cobro. Conclusión, en el trascurso de este proceso, se han evitado tanto la pérdida de control del documento, como su duplicidad (la otrora oferta queda grabada como albarán) y tiempo de procedimiento.

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Puesto que no deseábamos hacer un artículo demasiado largo, hemos intentado resumir los beneficios intrínsecos de la solución ERP. En cualquier caso, para los que deseen una información más ampliada, os dejamos nuestro White paper “5 razones por las que consolidar su gestión un único ERP”.

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