Business Intelligence: Información para la toma de decisiones

El panorama actual de la mayoría de los sistemas de información corporativa de las pymes presenta algunos aspectos característicos: diversidad de aplicaciones, falta de conexión y coherencia entre los datos, falta de integración de las aplicaciones, dificultad para extracción de datos necesarios en el momento y formato requerido, alta dependencia de los departamentos o proveedores informáticos. Incluso los sistemas integrados conocidos como ERPs tienen deficiencias a la hora de permitir al usuario extraer la cantidad de datos e información que contienen de la forma, formato y momento en que se necesita para la toma de decisiones.

Esta situación se traduce en que los gestores de las organizaciones tienen dificultades a la hora de disponer de la información necesaria para el análisis de la situación general de la empresa o de los diferentes departamentos con objeto de tomar decisiones a tiempo.

La información necesaria no se tiene en el formato, lugar y momento preciso.

Para paliar (que no resolver) esta situación las organizaciones se ven obligadas a dedicar excesivos recursos (personas y tiempo) a la preparación de los informes necesarios que les solicita la dirección: obtener informes de varias aplicaciones que se exportan a hojas de cálculo, y posteriormente de relacionan entre sí, hasta obtener la información solicitada.

El resultado no siempre es el deseado: no se han podido utilizar los criterios y medidas de análisis adecuados, la frecuencia del análisis no es la que se desearía, el formato de presentación no está pensado para el usuario final.

La tecnología actual dispone de herramientas y aplicaciones que están pensadas para aportar soluciones a esta problemática. Es lo que se conoce como Business Intelligence, que podríamos traducir de forma genérica como “transformación de los datos de una compañía en información y conocimiento para la toma de decisiones con el fin de obtener una ventaja competitiva”.

Estas herramientas y aplicaciones nos van a permitir extraer, reunir, depurar y transformar datos obtenidos de las operaciones diarias (pedidos, albaranes, facturas, movimientos contables, nóminas, …) e información desestructurada interna y externa, en información estructurada para su explotación directa que permitirá su análisis y conversión en conocimiento que sirva de soporte a la toma de decisiones de negocio. Además obtendremos esta información en el momento y formato más adecuado para cada destinatario final.

Cualquier persona de la organización con independencia de su nivel jerárquico puede disponer de la información que necesite para gestionar su actividad correctamente.

Es habitual diferenciar en tres niveles de usuarios: Alta dirección, Mandos intermedios, Operaciones. Cada uno de ellos con requerimientos diferentes de indicadores y detalle.

Los beneficios que aportan estas herramientas son:

  • la integración de diferentes fuentes de información
  • la facilidad de uso
  • la reducción de la dependencia de departamentos o proveedores informáticos
  • la reducción del tiempo de preparación y aumento del tiempo dedicado al análisis
  • la disponibilidad de la información en el formato y momento que se necesita
  • el aumento de criterios y medidas de análisis
  • Los componentes principales de las soluciones de Busines Intelligence son: reporting, análisis multidimensional, cuadros de indicadores o KPI (indicadores clave de rendimiento).

En la actualidad la oferta de soluciones es amplia y permite que cada organización encuentre la que mejor se adapte a su tamaño, y necesidades.

Para conseguir los resultados mencionados, los proyectos de implantación de soluciones BI siguen una metodología y configuración que exponemos a continuación de forma genérica.

Esta enumeración de fases pretende ser más didáctica que técnicamente rigorosa, ya que para cada proyecto se deberán adaptar en función de su complejidad, y según la metodología propia de cada proveedor en función de su experiencia y conocimientos.

1.- Análisis de las características y necesidades de la organización para seleccionar la herramienta más adecuada. En esta fase se definen los informes, indicadores, frecuencia, volumen de datos a tratar, destinatarios de la información, etc. que nos determinen cuál es la mejor solución.

2.- Definición de los orígenes de datos necesarios: aplicaciones, bases de datos, hojas de cálculo, ficheros planos, orígenes externos, etc.

3.- Selección de ficheros y datos a tratar.

4.- Extracción e integración de todos los datos necesarios en una base de datos intermedia. En esta base de datos se alojan exclusivamente los datos que necesitamos, tratados y depurados. Si se considera necesario, se pueden crear varias bases de datos separadas en función de las áreas de análisis: Ventas, Compras, Producción, Contabilidad, Personal, etc.

La extracción y tratamiento se planifica para que se haga de forma automática con la frecuencia que se necesite: diaria, semanal,….

5.- Explotación de los datos con aplicaciones. Las necesidades habituales son: reporting (informes tradicionales), análisis multidimensional (combinación de múltiples criterios de análisis y medidas), y cuadro de indicadores (KPIs).

6.- Definición y diseño de informes y cuadros de mando, destinatarios, y métodos de distribución (portal corporativo, email, etc.).

7.- Automatización de los procesos de extracción de datos, actualización de datos, distribución y publicación.

Las soluciones de BI ya no son una opción, sino una obligación para cualquier empresa que pretenda mantenerse en entornos empresariales tan competitivos. Se convierten en un elemento imprescindible para la gestión ya que aportan información de calidad para la toma de decisiones.

Sirva como cierre la frase “La ignorancia es la mayor amenaza del entorno empresarial moderno” (Gartner Research).

 

Microsoft Power BI

A continuación presentaremos la herramienta de Business Intelligence que Microsoft pone a disposición de las empresas.

Power BI es una herramienta que permite la creación de cuadros de mando a partir de diferentes fuentes de datos, de una manera sencilla y sin necesidad de disponer de conocimientos avanzados de programación.

La herramienta se estructura en tres modalidades:

_Power BI Desktop. Versión de escritorio gratuita para un usuario que se utiliza para la creación y diseño de informes con la funcionalidad completa.

_Servicio Power BI. Versión on line integrada en la suite Office365 que permite la explotación y navegación on line en los diferentes informes previamente creados con la versión de escritorio.

_App Power BI. Aplicación para dispositivos móviles para acceder a los informes desde cualquier dispositivo Android.

La herramienta dispone de versión PRO que permite compartir los informes con otros usuarios de la organización y aplicar filtros de acceso a la información mediante el uso de roles.

Fuente: Microsoft.

Power BI está prepara para acceder a múltiples orígenes de datos disponibles en el mercado, incluso a servicios de aplicaciones como Dynamics NAV, Facebook, Google Analytics, Wikipedia, SalesForce, Dynamics 365, …con lo que se facilita la obtención e integración de diferentes orígenes de datos que formen el sistema de información de cualquier organización.

Power BI dispone de diferentes modelos de gráficos y visualizaciones para que el usuario obtenga la mejor perspectiva de lo que sucede en su organización.

La herramienta incluye la posibilidad de generar nuevas columnas calculadas a partir de otras, nuevas medidas, y KPIs con lo que se incrementan las posibilidades del análisis.

 

Caso de éxito

Vamos a presentar un caso de éxito de implantación de la herramienta en uno de nuestros clientes. El proyecto tenía como objetivo la elaboración de un cuadro de informes para el análisis de ventas del grupo.

Se trata de una empresa de distribución de productos de químicos con una sede en España y otra en Italia. En los dos casos, el sistema de gestión es Dynamics NAV.

Al mismo tiempo, en el grupo hay otra empresa que se dedica a una unidad de negocio dedicada a la prestación de servicios, y que dispone de un sistema de gestión propietario y una base de datos no estándar.

Los datos de facturación de esta empresa se incorporan al modelo desde ficheros Excel debido a la dificultad de acceso directo a su base de datos por su tecnología obsoleta.

Al tener diferentes orígenes de datos, la elaboración de los informes para la toma de decisiones suponía una elevada carga de trabajo de preparación, y no permitía disponer de la información necesaria con la frecuencia deseada.

Con este panorama, los orígenes de datos principales son: dos bases de datos SQL de Dynamics NAV, y hojas Excel con los datos de facturación de la tercera empresa.

Para poder analizar el cumplimiento de los objetivos de ventas, hemos incorporado al modelo de datos una Excel con objetivos por Agente y periodo.

Los datos necesarios para la obtención de los cuadros de indicadores, se recogen en una base de datos intermedia. De esta forma, se facilita la integración, depuración, y tratamiento de los datos.

El cuadro de informes elaborado permite el análisis de las ventas desde varias perspectivas (o dimensiones):

_Sede y/o Empresa

_Categorías, subcategorías, y productos

_Agentes

_Ubicación geográfica de clientes

_Tipología de clientes

_Cliente

_Periodo

Las medidas de análisis son:

_Facturado (Facturas – Abonos)

_Coste

_Margen

_% Margen

_Objetivos

_% Cumplimiento de objetivos

_Unidades

El cuadro de análisis de venta es accesible desde las tres modalidades de Power BI: local, servicio de Power BI y dispositivo móvil.

Los informes son distribuidos para los responsables de la organización, pudiendo consultarlos tanto en equipo local, on line y dispositivo móvil.

Además se restringe el acceso a la información mediante la definición de roles, con lo que cada sede puede acceder a sus datos, y cada agente puede tener información sólo de sus ventas y clientes.

Los beneficios principales obtenidos para la organización han sido:

_Integración de datos

_Disponibilidad de información en tiempo real

_Disponibilidad multidispositivo

_Drástica reducción de tiempo de elaboración de informes

Después de la implantación de Power BI, las personas responsables disponen de información integrada, en tiempo real y en el formato que necesita para la toma de decisiones.

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